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桂林友好会展会议策划—为什么一定要开会?!
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  为什么一定要开会?!

在通信技术大行其道的当下,为什么还一定要开会?
  给会展系的同学们讲课,我提出一个问题:要是不开会了,这个社会将会怎样?大家有些愕然,无法想象要是没有了会议,政府、协会、企业将怎么开展工作。虽然还没有正式走进社会,但他们已经明显感觉到了“会议”在社会运行当中所扮演的重要角色。
  “会议”已经彻底融化在了我们的生活与工作当中,以至于没有什么人愿意再花心思来多问几个为什么。
  联合国世界旅游组织(UNWTO)发布报告,将“会议”的价值归纳为6点,即学习、观点分享、讨论、业务、社交和激励。
  关于学习。实践表明,“会议”是成人学习的重要途径,不仅专门的“培训会议”能让人们获得新的系统性知识,几乎所有的“会议”都有可能给与会者带来新观点、新思路、新启发,满足人们学习的欲望。
  关于观点分享。作为社会性动物,人天生就喜欢分享知识、交换观念、交流信息。里德在《理性乐观派》中说,各种观念需要相遇、需要碰撞,这样才能完成突破。迪恩·卡门认为,“信息交换”比“商品交换”更有价值,“商品交换”是一种零和博弈,交换完了之后,每个人手里面还是一件商品。“信息交换”则不同,你有一种思想,我有一种思想,你我交换,每个人都有了两种思想。
  关于讨论。显然,很多事情需要通过讨论的方式达成一致或接近于达成一致。
  关于业务。“面对面”是达成商务合作的核心方式之一,“会议”与“展览”是“面对面”的两个不同表现方式。“展览”更为直接,更为张扬,而“会议”则倾向于通过交流的方式“含蓄”地为业务发展做铺垫。
  关于社交。《会议》杂志做过一个抽样调查,询问与会者商务通讯录的联系人中,有多大比例是从会议上认识的,几乎所有的受访者的回答是80%以上。对于绝大多数商务人士来说,“会议”是新老朋友相识相聚的最佳场合。
  关于激励。群体或者团队是需要被激励的,而会议则被证明是最好的激励方式之一。很多人在一起的时候,人们的情绪会相互传染,会议组织者通过恰当的引导和调动,“群体激励”的效果就会产生。从另外一个方面看,与会者确实有被“激励”的需求。
  “会议”的价值既然如此显而易见,为什么“会议”还会经常与一些负面的东西联系在一起,成为众人议论的对象呢?
  “会议”作为面对面交流工具的意义,与互联网作为信息传播手段的价值多有相似之处。彼得·戴曼迪斯(Peter H.Diamandis)在他的《富足——改变人类未来的4种力量》中说,信息通信技术是迄今为止最重要的自我赋权工具,但是,它仍然只是一个工具,本质上也是中性的。锤子既可以用来建筑桥梁,也可以用来敲打脑袋。
  经过改革开放30多年的积淀,中国社会经济正在向更高更深层次发展。新旧观念的交集,各种矛盾现象的不断涌现,正是转型时期中国社会经济生活的生动写照。近两年来,“会议”这个有数千年历史的交流工具突然间被推到了风口浪尖之上,前有“国八条”限制用财政资金举办会议,引发了会议业的一系列连锁反应,后有葛兰素史克事件暴露出医药会议的腐败,给人们的很大感觉是“会议”这个“锤子”只会用来敲打脑袋,致使很多人几乎要把所有的“锤子”都扔到垃圾箱里。记得一位旅游局局长曾经跟我说,现在都这样了,你还搞会议?搞奖励旅游?
  中央的“新会风”是要吹掉“锤子”上面的脏东西,决不是也不可能把所有的“锤子”都消灭掉;葛兰素史克事件针对的是医药腐败,而不是医药界举办的会议。政府会议的减少符合国际惯例,但政府必须要开会;社团要开会,要开大会,要开具有国际影响力的行业盛会和顶尖的国际学术会议,还要设法吸引更多的外国人到中国来开会;随着中国经济盘子的增大,在华的国际企业、本土企业必将举办更多、更具规模的会议及活动,医药会议仍将是数量最多、规模最大的会议类型。会议的价值将会进一步彰显,会议产业也必将蓬勃发展。
  金融危机爆发的时候,美国会议业发起了一个“会议不可缺”(Meetings That matter)活动,呼吁各界不要轻易砍掉会议工作人员和会议预算。美国每5年发布一个《会议产业经济影响力报告》,向社会各界宣传会议与会议产业的重要价值。相比之下,作为全球第二大会议市场,在“会议”遭受不正确、不全面对待的时候,中国会议业界却没有发出有价值的正面声音!
  我很愿意相信这种矛盾现象只是中国社会经济转型时期的一种暂时性的表现,也更愿意认为,在不久的将来,中国会议业界一定会发出更多、更响亮、更具影响力的属于自己的声音。(转自《中国贸易报·会展周刊》

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