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桂林友好会展会议策划—年会与年会价值
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  年会与年会价值

   说到年会,总是离不开吃喝玩乐。这也难怪,这两年杀吃喝风,年会活动受牵连,实属正常。与酒店的人谈今年的年会市场,他们表示,与“国”字相关的机构,年会都不能搞了,不过外资企业和民营企业影响不大。

  我在想,为什么要开年会?年会的价值到底是什么?年会不开行不行?吃喝玩乐与年会有没有必然关系?

  会议,早已被证明是绝大部分机构开展运营管理必不可少的工具。年会是国际国内会议市场上数量最多、规模最大的一种会议类型,可以说,离开了年会,整个会议市场就会面目全非。最简单、最省钱的方式,就是在企业自己的会议室开个总结会、举办年会的座谈会或表彰会;如果单位规模小,预算有限,那么最常见的方式是聚餐,餐后可以找个娱乐场所happy一下。从国内外年会运营实践来看,一个机构的国际化、品牌化味道越浓,该机构对于年会的策划与运作就越重视,协会类与企业类机构都一样。

  协会类机构的年会是会员学习、交流乃至业务拓展的重要平台,内容往往比较丰富,形式也会多样化,包括会议、展览、交流、洽谈等。会员年会是协会类机构一年中最重要的工作内容之一;企业年会的中心思想简单而清晰:回顾过去,展望未来,如果方便的话,可以同期举办一些娱乐活动、团建活动,也有的单位顺便举行一些与业务相关的活动。从形式和会期等方面看,由于企业在规模、运营管理特点等方面各不相同,具体形式差异比较大,会期长短也不太一样。

  美国是全球会议产业最发达的国家,年会市场在其中占有十分重要的地位,以至于美国人专门发明了一个词来表示年会(协会类机构的年会)——convention。美国有一条强大而完整的“convention产业链”,有专业的行业组织——Convention Industry Council(CIC,会议产业理事会)和Professional Convention Management Association(PCMA,专业会议管理协会)等,有专业的convention center(会议中心、会展中心),甚至美国的“会议与旅游局”(CVB)中的“会议”用的就是convention这个词。从企业年会来看,美国有着全球数量最多的世界500强企业和其他国际知名企业,因而美国企业举办的年会也有自己鲜明的特点——规模大、国际参会者所占比例高、持续的时间也会比较长。

  一个国家年会数量的多少及其规模的大小,与其主办者——协会、企业的数量、规模及其影响力等因素有直接关系。我国的社团机构总体比较落后,因而社团年会的平均规模比较小,数量不够多,运营管理的水平也需要进一步提高;我国企业的总量很大,但平均规模比较小,运营管理的水平也无法与美国企业相比。会议是面镜子,两国企业在各方面的差异会比较准确地从中折射出来。要不有人说,想要深入了解一个单位,就去参加它的年会。与美国相比,我国年会的差距不在于量,而在于质。长期以来对于会议策划与组织工作重视不够,导致我们的很多年会只有年会的外在躯壳,缺乏有价值的内容和富有时代感的表现形式,甚至年会成了吃喝玩乐的代名词,沦落到了被变相禁止的程度,这值得我们深思。

  按照UNWTO会议价值6原则来分析,协会年会是综合性最强的会议类型,是一个综合性的交流与业务平台,学习、讨论、观点分享、社交、业务和激励,一样都不能少;企业年会则不同,新旧交替,除了回顾与展望,剩下的就是激励。内容已经比较清晰,重要的是看要素的组合及其表现形式。如果想要给大家留下难忘的参会体验,会议组织方还需要下很大的功夫。

  我国社会经济正处于一个重要的转型时期,怎么转?向哪儿转?值得思考。仅就会议策划与运营管理来说,深入挖掘会议的价值,研讨创新创意的表现形式,给“会议”这种古老的群体交流工具赋予全新的时代色彩,是我们会议从业者肩负的一种责任。(摘自《会议》杂志·编者话)


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