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桂林友好会展会议策划—年会到底开还是不开?
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                                         年会到底开还是不开?


     笔者去年12月到外地参加一个活动,入住的酒店同期正在举办一个会议。酒店办会很正常,但不太正常的是,规模挺大的一个会议却无法知道这是一个什么会:会场内没有背景板,没有横幅;会场外倒是有几个水牌,不过写的是几个普通的汉字:工作会议。甚至,你想从参会者的胸卡上发现什么蛛丝马迹的努力也是徒劳的,因为那上面写的还是那几个汉字。酒店销售部负责人告诉笔者,这是一个国有企业举办的年会性质的会议,怕惹麻烦就“悄悄地干活”了。自“国八条”出台以来,大多数国有企业、事业单位、行业组织内部年会性质的会议,要么取消,要么去繁就简,剩下一些一定要开的,还得遮遮掩掩。
  每年十一月到次年一二月份,各单位通常会忙于筹办自己的年会,会议市场就会迎来一年一度的年会旺季,长期下来就形成了所谓的“年会经济”。城市郊区的度假型会议酒店及很多为年会服务的机构,就是因此被催生并发展起来的。不过,如今情况变了,“年会经济”褪去了往日绚丽的色彩。问题就来了,到底以往“年会经济”的繁荣是一种病态,还是如今的沉寂才是它的本来面目?年会到底要不要开?怎么开才能真正体现它的价值?
  年会是一定要开的,就像面对面交流的方式不能也不会被废掉一样。有人说中国人爱开会,笔者说所有人都爱开会,包括蓝眼睛、黄头发的白种人——现代会议与会议产业的基本理念都是从他们那里传过来的。从美国会议产业的基本情况来看,美国人均参加会议的频次、人均会议的消费额以及单个会议的平均规模、会议/会展中心的总量等指标,都远在中国之上。会议为什么受欢迎?理由并不复杂。作为群体管理、商务运作的基本工具,会议能够解决其他方式不能解决或者解决不好的问题,比如学习、社交、讨论、业务、观点分享、激励等。协会类年会是协会为行业、学科以及会员服务不可或缺的重要平台,内容庞杂、形式多样、平均规模比较大,需要筹备的周期也比较长;企业年会相对简单些,总结和提升是主要内容,而激励则是其核心价值所在。企业年会的表现形式既有简单的,像总结会、表彰会、茶话会等,也有复杂的,几十个、上百个活动交集。总的来说,美国所有机构都会举办自己的年会或者年会性质的活动,协会年会成了美国最为重要的会议类型。而企业年会则是企业一年中员工参与程度最高的活动之一,是企业运营管理活动的重要组成部分。
  越是知名的企业,越重视自己的年会。企业年会不一定很奢华,但也绝不能敷衍。笔者的一位朋友两年前到美国参加了沃尔玛全球年会。沃尔玛是全球收入最高的企业之一,也是知名的“老抠”,但他们在自己的年会上花钱可不含糊。沃尔玛的年会由几十项活动组成,包括全体会议、研讨会、展示会、采购会、交流活动、演出等,大牌明星也会被邀请来助阵。会期约四五天时间。
  会议是一种有效且充满力量的工具,国家需要它,政府需要它,企业需要它,社会团体也需要它。工具是一种中性的东西,只有用好了,正面价值才能被发挥出来。怎么才能用好会议这种工具呢?唯一的办法就是加强管理。美国大型企业、知名企业通常会设立会议管理部门,推行“战略会议管理计划(SMMP)”。美国有很多知名的会议管理公司,来协助协会和企业管理会议。会议管理的目的有两个:一个是把会议价值极致化,另一个则是规避会议产生的负面价值,即防止会议被滥用。
  总的来说,我们国家的会议还没有上升到“管理”的高度,因而乱象才可能会丛生。外资企业是国内目前把会议这种工具应用得最好的机构,中国知名的会奖公司、活动公司之所以能够快速发展壮大,很大程度上与此有关;国有企业的会议大部分被条块所分割,价值不好发挥,且易于被滥用;民营企业大多处于成长期,“会议管理”暂时还无法列入主要负责人的关键日程当中;中国社团目前还有很多基础性的问题没有解决,因而“会议管理”目前还谈不上;政府会议开支完全是“公费”的,在管理与监督缺失的情况下,最容易偏离正面价值的轨道。上层领导找不到更快更好的解决方案,只能来个一刀切。“切”起来倒是很简单,“洗澡水”是倒了,“孩子”也没了。我们不去研究政府会议被“切掉”之后是否影响了工作的正常运转,就说社团组织、事业单位和国有企业应该举办的会议,包括年会等,无法正常举行,一定会带来另外一个角度的负面影响。希望这只是调整时期我们必须要经历的一阵疼痛。
  把无序带入到有序状态的唯一途径是管理。研究会议的价值,研究会议运营管理的基本规律,制定出科学而有效的管理策略,会议与会议产业才能释放出它们应有的光芒。(摘自中国贸易报·会展周刊)文/王青道

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